Чудовою можливістю заявити про свою новоствореної компанії або зробити ефективну рекламу діючої компанії може бути проведення конференції.

Однак для цього необхідно серйозно поставитеся до її організації та все передбачити. Тільки в цьому випадку захід вдасться провести на високому рівні, а її учасники будуть згадувати про неї тільки з позитивного боку.

Як організувати конференцію? Організація конференція починається зі створення організаційного комітету, склад якого затверджується наказом керівника.

До складу оргкомітету повинні входити відповідальні співробітники, яких на час підготовки та проведення конференції краще звільнити від основної роботи. Один і членів оргкомітету призначається його головою. Наказом також визначається дата проведення конференції та термін дії оргкомітету.

А взагалі, якщо вам потрібно організувати конференцію, рекомендую звернутись сюди: организация конференции. Це зекономить вам масу часу сил та нервів.

Немаловажне питання - фінансування конференції. Тут є кілька варіантів: можна організувати захід виключно за рахунок коштів самої компанії, можна залучити спонсорів, а також передбачити організаційний внесок для учасників конференції. Для того, що вибрати оптимальний варіант, необхідно зробити точні розрахунки.

На засіданні оргкомітету затверджується тематика конференції, обсяги тез, які необхідно буде представити учасникам, а також вимоги до їх оформлення. Також обговорюються терміни подачі заявок для участі в конференції та надання матеріалів.

Наступний етап - розсилка запрошень потенційним учасникам конференції. Зробити це можна як за звичайною, так і по електронній пошті. У запрошенні обов'язково необхідно вказати, платне чи участь в конференції і розмір організаційного внеску.

Також попросіть іногородніх учасників конференції повідомити про необхідність бронювання номера в готелі та на який термін. До запрошення добре б докласти передбачувану програму конференції та вимоги щодо оформлення тез і доповідей.

Точну кількість учасників конференції можна визначити після обробки заявок на участь в конференції. Це необхідно для того, щоб заздалегідь забронювати необхідну кількість місць в готелі, підготувати для учасників конференції програмки і тези доповідей, замовити відповідний зал для її проведення.

Програма конференції та тези доповідей вручаються учасникам при реєстрації. Також необхідно кожному учаснику конференції надати ручку і блокнот. Якщо дозволяють фінанси, блокноти також можна замовити в друкарні із зазначенням дати проведення конференції та її тематики. Не забудьте про бейджиках, на яких необхідно вказати прізвище, ім'я та по батькові учасника конференції, його вчене звання та ступінь, посада і місце роботи.

Зал проведення засідань конференція повинен бути обладнаний мікрофонами, комп'ютерами, проектором, проекційним екраном і т.д. Про необхідність використання спеціального обладнання попросіть учасників конференції повідомити при подачі заявок.

Важливим питанням є організація харчування учасників конференції. Між засіданнями власними силами можна організувати «кава-брейк» або фуршет, коли учасники в приміщенні поряд з залом засідань можуть випити чашечку кави або чаю легкими бутербродами, печивом або цукерками. А ось обіди для учасників конференції краще організувати в кафе, яке повинно знаходитися недалеко від місця проведення конференції.

Якщо конференція буде проходити протягом декількох днів, то не зайвим буде подумати про розважальну програму - організувати екскурсії, відвідування музеїв або театрів.